GTD in fünf Schritten

[Goran Askeljung]

David Allen’s GTD® ist ein umfassendes System, das alle Dinge aufnimmt, die Sie erledigen müssen oder -wollen. So vermeidet es unnötige Denkleistung Ihres Gehirns und Sie können sich entspannen, und, als Resultat dessen, produktiver werden - und das auf einem weit geringeren Stresslevel! Hier bekommen Sie einen ausgiebigen Überblick, wie GTD® in fünf einfachen Schritten funktioniert.

 

1. Leeren Sie Ihre Gedanken
Schreiben Sie sämtliche Verpflichtungen nieder, um gedanklichen Freiraum zu bekommen und mit dem Angehen der einzelnen Sachen beginnen zu können.

Schreiben Sie alles nieder, in jedem Aspekt Ihres Lebens, dass sie erledigt haben möchten – jetzt, nächstes Jahr, oder sonst wann in der Zukunft. Halten Sie jeden Gedanken, jede Idee und alles zu Erledigende fest und bekommen Sie so die Gedanken daran aus Ihrem Kopf. Ein freier Geist kann sich wie ein Laser auf eine anliegende Aufgabe konzentrieren. Noch viel mehr: Ein freier Kopf lässt Sie ruhig schlafen, wo Sie derzeit laufend aufwachen, geplagt von Sorgen über täglich anfallende und unerledigte Dinge.

 

2. Leeren Sie Ihren Eingang
Brechen Sie Vorhaben herunter auf die nächste auszuführende Handlung

Wenn Sie Ihre Liste mit den unerledigten Dingen fertiggestellt haben wird es Zeit jeden Punkt einzeln zu abzuarbeiten. Mit „abarbeiten“ meint Allen, dass für jedes Projekt entschieden werden muss, welche anstehende Handlung getätigt werden muss: Das ist die nächste physische Handlung, um die Angelegenheit zu lösen oder zumindest einen Schritt näher der Erledigung zu bringen. Viele Punkte werden Sie lediglich in einem Ordner zur Aufbewahrung ablegen oder wegwerfen müssen.

Wie sollte eine „nächste Handlung“ aussehen? Wenn Sie Ihr Auto reparieren lassen wollen, werden Sie zunächst die geeignete Werkstatt suchen müssen (damit Sie dann einen Termin für das Service ausmachen können, welchen Sie eventuell als 2.Schritt eintragen können)

 

Ein paar Regeln:

• Sehen Sie Dinge nur einmal an, beginnend mit dem obersten Punkt auf Ihrem Stapel und hinunterarbeitend bis zum Ende. Gehen Sie nicht weiter zum nächsten Punkt, bis Sie endgültig entschieden haben, welche nächste Handlung vonnöten ist.

• Wenn ein Punkt in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, bringen Sie es sofort hinter sich. Gehen Sie dem Punkt nicht aus dem Weg oder versuchen Sie ihn zu verschieben!

• Jede Angelegenheit, die länger dauert als zwei Minuten, können Sie an jemanden delegieren oder in Ihr „vertrauenswürdiges System“ einordnen – der Kombination aus Kalender, Ordnern und nächste-Handlungen-Liste, welche das Rückgrat von GTD formt.

Tipp: Aufgaben können Sie im Outlook einfach Anlegen, in dem Sie das Email per drag'n'drop auf der Aufgaben Icon unten Links fallen lassen. Hier erfahren Sie mehr darüber. Ähnlich funktioniert es auch in Lotus Notes. Als Multiassa ist KOI sehr zu empfehlen: KOI vereint all diese Funktionen und bindet Ihren existierenden Kalender clever mit ein. Dokumente und Anmerkungen, Aufgaben und Projekte werden mit KOI locker beherrscht.

 

3. Erstellen Sie Ihre Aufgaben System

Geben Sie alle diese nächsten Handlungsschritte in Ihr Aufgaben System ein, welche Ihnen ermöglichen alles erledigt zu bekommen

 

Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe anlegt, die sich später vielleicht zu einem Projekt ausweiten, fügen Sie weitere Aufgaben einfach dazu.Hier wird beschrieben wie Sie alles diese zusammengehörige Aufgaben als Projekt in Outlook darstellen kann.

 

Ordnen Sie mithilfe von Kontexten. Reihen Sie Aufgaben in separate Listen ein, definiert von den Umständen, die Sie zur Ausführung benötigen (@Telefon, @online, @Büro, @Zuhause, @Besorgungen, etc. ). Der Grund ist, dass Sie weit schneller bei der Erledigung gleichgelagerter Aufgaben sind, als wenn Sie jedes Mal Ihren Geisteszustand, die technischen Voraussetzungen, oder die Umgebung ändern müssen. Das gibt Ihnen einen riesigen Vorteil und lässt Ihnen viel mehr Zeit, die Sie andererseits darauf verschwenden würden „nach der nächsten richtigen Sache zu suchen, die zu machen ist“.

Führen Sie eine „@Irgendwann/Vielleicht“ Liste. Welche durchzuführenden Arbeiten erwarten Sie- entweder von Ihrem Chef, Ehepartner oder direkten Berichten? Allen empfiehlt solche Dinge in einer separaten Liste zu führen. Einige GTD Anwender organisieren ihre schwebenden Vorhaben nach Personen und/ oder Organisation, sodass sie alles auf einmal mit der Person durchgehen können.

4. Wöchentlicher Rückblick und Vorausschau

Halten Sie jede Woche einige Zeit frei, um Rückschau zu halten über die Liste der nächsten Handlungen und um eine Vorschau der nächsten Woche zu planen.

Leben ist ein bewegliches Ziel. Es kommen immer neue Informationen, neue Verantwortungen und neue Gelegenheiten auf einen zu. Sie haben gerade alles organisiert und trotzdem beginnt das System langsam auseinander zu fallen, wenn Sie es nicht mit der gegenwärtigen Realität synchronisieren. Darum ist auch die „wöchentliche Durchsicht“ so wichtig.

Die wöchentliche Durchsicht ist eine abgekürzte Version von allen vorhergehenden Schritten. Sammeln Sie alles ein, was gerade herumliegt, wie Zettel, Notizen und andere loose Blätter – einfach alles, was nicht an dem Ort ist, an dem es sein sollte, nämlich entweder IN Ihrem System in KOI oder räumlich AUF SEINEM PLATZ – dann ordnen Sie jeden Punkt nach dem bekannten Ablauf von Schritt 1 bis 3 seinem Ort zu.

 

Stufen für wöchentlichen Rückblick/ Vorschau:

• Holen Sie alle losen Blätter, Rechnungen, post-its, etc. heraus, und legen Sie sie in den physischen Eingangskorb. Arbeiten Sie den Eingangskorb durch.
• Arbeiten Sie alle Ihre Notizen durch
• Schauen Sie vergangene und kommende Kalendereinträge durch, um die nächsten Handlungen einleiten zu können
• Kopf frei bekommen: Leeren Sie Ihre Gedanken von allen noch nicht im System befindlichen Dingen. Arbeiten Sie Ihre Gedanken durch, wie Sie es auch mit Ihrem Eingangskorb machen.
• Durchsicht der Listen mit den nächsten Handlungen, Projekten, Warten-auf-Liste und Vielleicht/Irgendwann Liste. Bringen Sie alles, was sich geändert hat, auf neuesten Stand.
• Überprüfen Sie Ihre persönlichen Ziele
• Vorschau: Nun checken Sie Ihren Kalender auf etwaige bevorstehenden Zwangslagen: Machen Sie verpflichtende Zusagen zu allen Vorhaben oder Projekten, die Priorität haben und blocken Sie Zeit für diese in der nächsten Woche, wenn unbedingt notwendig!

Tipp: Reservieren Sie Zeit für die wöchentliche Durchsicht/Vorschau, als wäre der Termin ein fixer Vordruck in Ihrem Kalender. Die Erfahrung wird Ihnen lehren, wie viel Zeit Sie dazu im Schnitt brauchen. Wenn Sie sich an diesen Plan halten, werden Sie künftig wunderbar organisiert bleiben – das verspreche ich Ihnen!

 

5.        Aufgaben richtig auswählen und erledigen, dank einen guten Überblick

Als eine kleine „zu erledigende Handlung“ legen Sie Ihre Listen beiseite, betrachten Sie große Projekte, Verantwortungsbereiche und Ziele.

Wenn Sie Ihren Kalender betrachten, gibt es mehrere verschiedene Arten zu entscheiden, worauf Sie Ihren Fokus legen, und Ihre Engergien verwenden sollten:

• Kurzfristige Handlungen: Abhängig vom Kontext, indem Sie sich gerade befinden (@Büro, @Besorgungen, @Zuhause), verfügbare Zeit, vorhandene Energie, und Prioritäten.
• Täglich anfallende Arbeit: Machen Sie, was täglich auf Sie zukommt und Machen Sie, was auf Ihrer Liste steht. Halten Sie eine solide Balnce zwischen den beiden Dingen; ist die Sache, die gerade aufgetaucht ist wichtiger, als der Punkt, der als Nächstes auf meiner Liste steht? Nun können Sie aufgrund solider Basis mit sich selbst verhandeln und auf transparente Weise entscheiden, wie es früher ohne KOI nicht möglich war!
• Durchsicht aller Selbstverpflichtungen: Handlungen, wie in Aufgaben auf Ihren Listen, Projekte und alle mittel- bis langfristigen Ziele oder Visionen, die Sie haben.

Tipp: Wenn Sie dieses System für eine Weile angewandt haben, werden Sie bemerken, dass Ihr Verstand weniger damit befasst ist „Dinge einfach zu tun“ und Sie werden erleben, wie Sie mehr und mehr ruhig werden und „über den Dingen stehen“. Das passiert, weil Sie langsam Genugtuung aus Ihrer Gewohnheit bekommen die GTD Methode zu verwenden. Und weil es Ihren Verstand befreit, um stattdessen endlich ÜBER Dinge nachzudenken, wie neue Projekte zu entwerfen oder auszuarbeiten, was eine neue Vision oder ein neues Ziel für Sie bedeutet, in Bezug darauf einen Plan zu machen, ein Projekt aufzusetzen und die nächsten Handlungen davon abzuleiten. Plötzlich fühlen Sie sich GUT damit, Dinge NICHT zu tun, sondern stattdessen tatsächlich höher liegende Ziele zu beschließen.

 

Göran Askeljung