Postfach quillt über - was tun?

[Goran Askeljung]

Folgende Frage ist im GTD Forum auf XING gestellt worden und ich dachte es ist Wertvoll wenn wir es auch hier beantworten:

"Mein Postfach ist chronisch übervoll - kein Wunder, es langen zwischen 30 und 60 Mails pro Tag ein. Daher habe ich vor einem Jahr das berüchtigete GTD-Buch von David Allen gelesen, und auch einigermaßen umgesetzt. Der Effekt auf mein Wohlbefinden war ein überaus positiver, zum einen, weil es mir dadurch gelingt, Übersicht über meine Aktivitäten zu beahalten, zum anderen, weil ich dadurch einen effektiven Weg gefunden habe, die vielen neuen loosen Enden, die ich durch Delegieren an meine Mitarbeiter jeden Tag generiere, vernünftig zu bündeln und nachzuverfolgen."

"Die Schwäche meiner Implementierung liegt darin, daß zwei - drei Tage bewußte oder erzwungene Inkonsequenz bei der Anwendung zu einem gewaltigen Rückstau in der Inbox bedeutet - eine Katastrophe, wenn ich eine Woche dienstlich unterwegs bin."

"Ich bin auf der Suche, nach Tips und Informationen, wie andere GTD im täglichen Berufsleben umgesetzt haben, vielleicht kann ich ja noch ein wenig meine Methodik optimieren."

Ich spüre das gleiche wenn ich für ein paar Tagen Seminar gehalten habe. Ich versuche zwar täglich meine Emails trotzdem anzuschauen, falls was furchtbar wichtiges dabei sein sollte. Trotzdem staut es sich ähnlich wie bei dir auf. Nach so einer Periode muss ich also mehr Zeit für meine "Daily Review" nehmen.

Normaler Weise bin ich mit meine 40-60 Emails inkl. 2 Minuten Aktionen in 10-20 Min. durch. Nach einer Reiseunterbrechung kann es 30-60 Min. dauern. Es liegt nicht an GTD und auch nicht an dir - für den Review ist halt Zeit notwendig. Was ich gelernt habe, ist mit allerhand Tricks den Review zu beschleunigen:

1) Lass dir nicht aufhalten! Beinhart an den Regeln bleiben: Müll (weg), Information (ablegen), Aktion (als Aktivität/ToDo umwandeln)

2) 2 Minuten Regel beinhart einhalten! Wenn es doch länger dauert, bitte unterbricht und als Aktivität für später umwandeln

3) Wenn Aktion notwendig ist, wirklich nur nächste Schritt festhalten! Wenn es nicht innerhalb 5 Sek. Möglich ist, das zu definieren, hast du es mit einem Projekt zu tun. Als "Neue Projekt" dann ablegen und Aktion "Neue Projekte definieren" unter Aktivitäten eintragen.

4) Informationen nicht wirklich Lesen! Nur „skimmen“ (Siehe http://www.immediate-effects.com/de/faq) um schnell entscheiden zu können falls du es später genau lesen möchtest. Falls ja, leg es bitte ab unter "Später Lesen" (kann als Eigene @Kategorie oder einfachen Unterordner oder Papiermappe geführt werden)

5) Erlaube dir keine Unterbrechungen! Deine Review Zeit sollte dir Heilig sein. Daher keine Telefonate oder Einkommende neue Emails lesen, eher du mit dem Review fertig bist! Steh früher auf an dem Tag wenn du weiß dass es länger dauern wird. Blockiere Zeit dafür in deinen Kalender jeden Tag!

Dadurch geht es bestimmt schneller. Es ist jetzt aufgeräumt und leer in dein Inbox und du kannst dich jetzt auf das wesentliche Fokussieren und selbst wählen nach welche @Kategorien, Prioritäten, Zeitaufwand oder Termine du jetzt vorgehen möchtest.