alles rund um produktivität und GTD
Projekte in Outlook anlegen und verwalten
Projektmanagement in Outlook einzurichten nach GTD
Mit Getting Things Done (GTD) lässt sich ein echt Sinnvolles Workflowmanagement in dem unterschiedlichsten Personal Information Management (PIM) tools realisieren. Outlok von Microsoft ist einer der Verbreitesten PIM tools in unseren Büros, aber auch einer der trägeren.
Als GTD Fan wissen Sie bereits, wie Aufgaben in Sinnvolle Kategorien anzulegen und zu verwalten geht. Was mache ich aber mit Aufgaben, die sich auf ein Bestimmtes Projekt beziehen? Welche Verbindungen zwischen Aufgaben und Projekte kann ich in Outlook realisieren und wie lege ich überhaupt Projekte an? Damit werden wir uns in dieser Blog beschäftigen.
Zuerst das Projekt. Mein Outlook Hack basiert darauf dass Outlook zwischen Kontakte und Aufgaben Verbindungen darstellen kann. Aus einem Kontakt kannst du ZB eine „Aufgabe für den Kontakt“ erstellen oder umgekehrt eine bestehende Aufgabe einer Kontakt zuordnen. Daher nutzen wir diese Funktion um dasselbe für Projekte zu realisieren!
Als erstes müssen Sie unter Kontakte in Outlook einen neuen Orden erstellen. Nennen wir ihn sinnvoller Weise „Projekte“. Jetzt kannst du natürlich ein neue Kontakt anlegen, und das Feld „Name“ einfach für deine Projektnamen missbrauchen, das Notizfeld für die Grobe Projektplanung nutzen oder Links darin hinterlegen zu deiner MS Projekt File oder andere unterstützende Materialien. Im Menü „Aktionen | Neue Aufgabe für Kontakt“ kannst du jetzt beliebig viele Aufgaben in Bezug auf dein Projekt erstellen und hast jeder Zeit den Überblick welche Aufgaben zu einer Projekt gehören unter den Reiter „Aktivitäten“.
Es ist aber nicht besonders aufgeräumt oder übersichtlich als solches. Daher empfehle ich folgendes: Erstelle ein neues „abgespeckte“ Kontaktformular die nur „Projektname“ und das Notizfeld zeigt. Somit ist der optische Unterschied zu dem normalen Kontakt ergeben und die Arbeit geht schneller wegen der verbesserte Übersicht. Und so geht es;
Auf meine Website immediate effects finden Sie ein Outlook Formular mit dem Namen Project.oft.
Speicher Sie das Formular auf Ihren Festplatte. Gehen Sie im Outlook in der Hauptmenü in den Dialog „Extras | Formulare | Ein Formular Entwerfen“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Vorlagen im Dateisystem“. Suchen Sie das Verzeichnis aus in dem Sie den Project.oft File abgelegt haben. Öffne Sie den File. Sie müssen jetzt nichts machen, außer den File wieder zu speichern wie folgt:
In das geöffnete Formular gehen Sie auf „Extras | Formulare | Formular veröffentlichen unter…“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Bibliothek für persönliche Formulare“ hinein und speichern es als „Projektname“ ab. Gehen Sie nun wieder im Outlook in der Hauptmenü zu den Folder Projekte (unter Kontakte zu finden) und mit der rechten Maustaste wählen Sie die Eigenschaften aus. In das Feld „Bereitstellen in diesem Ordner mit“ suchen Sie jetzt Ihr neues Formular aus. Mit OK alles bestätigen.
Ab sofort erscheint das neue Formular Projektname wann auch immer Sie im Folder Projekte ein neues Projekt anlegen möchten. Sie sehen nun auch nur das Feld „Project Name“ und das herkömmliche Notizfeld. Wenn Sie unter Aufgaben jetzt auch „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen und unter „Gruppieren“, „Kontakte“ (Aufsteigend) auswählen, unter „Sortieren“, „Keine Angabe“ auswählen und unter „Filtern“, Status: „Nicht begonnen“ auswählen, sehen Sie auch alle Aufgaben geordnet nach Projekte („Kontakte“).
Gratuliere, damit hast du es geschafft, und kannst deine Projekte wieder Sinnvoll im Outlook verwalten!
Das Ganze funktioniert meine Erfahrung nach hervorragend für 95% alle Projekte mit dem wir zu tun haben (außer Sie sind hauptberuflich Projektmanager in große Projektteams), was auch meine Trainertätigkeit bei Firmen wie SAP, Allianz, WKÖ etc. bestätigt hat.
Eine Voraussetzung gilt doch: Sie nutzen den Funktion Aufgaben an Kontakte zuzuordnen sonst nicht!
Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, ein „Projektordner“ als solche auch in Outlook zu integrieren!
Mit Getting Things Done (GTD) lässt sich ein echt Sinnvolles Workflowmanagement in dem unterschiedlichsten Personal Information Management (PIM) tools realisieren. Outlok von Microsoft ist einer der Verbreitesten PIM tools in unseren Büros, aber auch einer der trägeren.
Als GTD Fan wissen Sie bereits, wie Aufgaben in Sinnvolle Kategorien anzulegen und zu verwalten geht. Was mache ich aber mit Aufgaben, die sich auf ein Bestimmtes Projekt beziehen? Welche Verbindungen zwischen Aufgaben und Projekte kann ich in Outlook realisieren und wie lege ich überhaupt Projekte an? Damit werden wir uns in dieser Blog beschäftigen.
Zuerst das Projekt. Mein Outlook Hack basiert darauf dass Outlook zwischen Kontakte und Aufgaben Verbindungen darstellen kann. Aus einem Kontakt kannst du ZB eine „Aufgabe für den Kontakt“ erstellen oder umgekehrt eine bestehende Aufgabe einer Kontakt zuordnen. Daher nutzen wir diese Funktion um dasselbe für Projekte zu realisieren!
Als erstes müssen Sie unter Kontakte in Outlook einen neuen Orden erstellen. Nennen wir ihn sinnvoller Weise „Projekte“. Jetzt kannst du natürlich ein neue Kontakt anlegen, und das Feld „Name“ einfach für deine Projektnamen missbrauchen, das Notizfeld für die Grobe Projektplanung nutzen oder Links darin hinterlegen zu deiner MS Projekt File oder andere unterstützende Materialien. Im Menü „Aktionen | Neue Aufgabe für Kontakt“ kannst du jetzt beliebig viele Aufgaben in Bezug auf dein Projekt erstellen und hast jeder Zeit den Überblick welche Aufgaben zu einer Projekt gehören unter den Reiter „Aktivitäten“.
Es ist aber nicht besonders aufgeräumt oder übersichtlich als solches. Daher empfehle ich folgendes: Erstelle ein neues „abgespeckte“ Kontaktformular die nur „Projektname“ und das Notizfeld zeigt. Somit ist der optische Unterschied zu dem normalen Kontakt ergeben und die Arbeit geht schneller wegen der verbesserte Übersicht. Und so geht es;
Auf meine Website immediate effects finden Sie ein Outlook Formular mit dem Namen Project.oft.
Speicher Sie das Formular auf Ihren Festplatte. Gehen Sie im Outlook in der Hauptmenü in den Dialog „Extras | Formulare | Ein Formular Entwerfen“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Vorlagen im Dateisystem“. Suchen Sie das Verzeichnis aus in dem Sie den Project.oft File abgelegt haben. Öffne Sie den File. Sie müssen jetzt nichts machen, außer den File wieder zu speichern wie folgt:
In das geöffnete Formular gehen Sie auf „Extras | Formulare | Formular veröffentlichen unter…“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Bibliothek für persönliche Formulare“ hinein und speichern es als „Projektname“ ab. Gehen Sie nun wieder im Outlook in der Hauptmenü zu den Folder Projekte (unter Kontakte zu finden) und mit der rechten Maustaste wählen Sie die Eigenschaften aus. In das Feld „Bereitstellen in diesem Ordner mit“ suchen Sie jetzt Ihr neues Formular aus. Mit OK alles bestätigen.
Ab sofort erscheint das neue Formular Projektname wann auch immer Sie im Folder Projekte ein neues Projekt anlegen möchten. Sie sehen nun auch nur das Feld „Project Name“ und das herkömmliche Notizfeld. Wenn Sie unter Aufgaben jetzt auch „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen und unter „Gruppieren“, „Kontakte“ (Aufsteigend) auswählen, unter „Sortieren“, „Keine Angabe“ auswählen und unter „Filtern“, Status: „Nicht begonnen“ auswählen, sehen Sie auch alle Aufgaben geordnet nach Projekte („Kontakte“).
Gratuliere, damit hast du es geschafft, und kannst deine Projekte wieder Sinnvoll im Outlook verwalten!
Das Ganze funktioniert meine Erfahrung nach hervorragend für 95% alle Projekte mit dem wir zu tun haben (außer Sie sind hauptberuflich Projektmanager in große Projektteams), was auch meine Trainertätigkeit bei Firmen wie SAP, Allianz, WKÖ etc. bestätigt hat.
Eine Voraussetzung gilt doch: Sie nutzen den Funktion Aufgaben an Kontakte zuzuordnen sonst nicht!
Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, ein „Projektordner“ als solche auch in Outlook zu integrieren!
Willkommen bei
immediate effects
Registrieren
oder Anmelden
Über
ProRead - das Buch!
David Allen's Buch über "Getting Things Done" und die Methodik ProWork ist basiert auf
Empfhlungen
© 2009 Erstellt von Goran Askeljung auf Ning. Gründe dein eigenes soziales Netzwerk!
